Recordmanager

Als Recordmanager binnen Team Informatiebeheer geef je met jouw ervaring, visie en verbindend vermogen richting aan de verdere professionalisering van informatiebeheer binnen de gemeente Nieuwegein. Je bent het kompas van het team: je kent de koers, overziet processen en weet wat er wanneer en voor wie geleverd moet worden.

Je rapporteert rechtstreeks aan de teamleider Facilitair en Informatiebeheer en werkt nauw samen met collega’s aan de ontwikkeling van het team en de verdere verbetering van de interne dienstverlening.

Operationeel leiderschap
Je geeft operationeel leiding aan het team en creëert een prettige, professionele werksfeer waarin collega’s hun werk met plezier én kwaliteit kunnen doen. Daarbij bewaak je de voortgang, verdeel je taken en stuur je bij waar nodig – altijd met oog voor de mens achter het proces. Met jouw coachende stijl weet je rust, richting en energie te brengen.

Kwaliteit en vernieuwing
Je bent de drijvende kracht achter efficiënt en toekomstbestendig documentbeheer. Je onderhoudt bestaande werkwijzen, maar werkt ook actief aan vernieuwing. Je signaleert risico’s en kansen, vertaalt deze naar concrete verbeteringen en zorgt dat beleid en werkvoorschriften goed zijn vastgelegd in de IB-Gids.

Zo help je de organisatie een volgende stap te zetten in digitalisering, informatiekwaliteit en bewustwording – met oog voor zowel techniek als mens.

Samenwerking en advies
Samen met collega’s verzamel je wensen rondom het gebruik van applicaties en functionaliteiten, vertaal je deze naar slimme oplossingen en adviseer je over het omgaan met informatie en systemen. Je werkt nauw samen met kwaliteitsmedewerkers, applicatiebeheerders en andere afdelingen, en weet samenwerking om te zetten in zichtbare resultaten. Met jouw heldere communicatie, overzicht en betrokkenheid ben je een stabiele factor in een vakgebied dat continu in beweging is.

Taken en verantwoordelijkheden
Naast jouw rol als coachend en richtinggevend leider ben je inhoudelijk verantwoordelijk voor het ontwikkelen, uitvoeren en verbeteren van het recordmanagement binnen de organisatie. Als recordmanager zorg je voor de verbinding tussen strategisch beleid en de operationele uitvoering. Dat betekent onder andere dat je:

• werkzaamheden uitvoert rond de selectie, vernietiging en overdracht van digitale archiefgegevens;
• bijdraagt aan het beheer en de inrichting van digitale gegevens;
• toeziet op het juiste en consequente gebruik van systemen;
• kwaliteitscontroles uitvoert op registraties van afdelingen;
• meedenkt over zaakgericht werken en de duurzame toegankelijkheid van archieven.
• verantwoordelijk bent voor de toepassing en uitdraging van Nieuwegeinse kaders, normen en bewaarbeleid;
• controles uitvoert en toeziet op de naleving van wettelijke verplichtingen, zoals de Archiefwet, Wet open overheid (Woo), BIO en AVG;
• de kwaliteit van informatieprocessen en metadata bewaakt;
• zorgt voor rapportages en voortgangsbewaking volgens de PDCA-cyclus.
• een actieve rol speelt in de ontwikkeling van beleid en plannen voor informatie- en datamanagement;
• bijdraagt aan procesverbeteringen en de verdere professionalisering van informatiebeheer;
• richting geeft aan nog niet volledig uitgewerkte plannen binnen het vakgebied.
• praktische adviezen geeft aan afdelingen en collega's over de omgang met informatie en systemen;
• fungeert als vraagbaak op het gebied van informatiebeheer en archivering;
• collega's begeleidt bij complexe vraagstukken en knopen doorhakt bij onduidelijkheden;
• een nauwe samenwerking onderhoudt met de Adviseur Informatiebeheer.
• bijdraagt aan de bewustwording rondom informatiebeheer;
• een cultuur stimuleert waarin zorgvuldig omgaan met informatie vanzelfsprekend is.